La generación de planillas de seguridad social es un proceso obligatorio para todas las empresas en Colombia. Estas planillas registran los aportes de los empleados a salud, pensiones, riesgos laborales y parafiscales, asegurando el cumplimiento legal y la protección de los trabajadores.

¿Qué son las planillas de seguridad social?

Las planillas de seguridad social son documentos oficiales que consolidan los aportes de los empleados y empleadores a los diferentes sistemas de protección social. Incluyen:

• Aportes a EPS (salud).
• Aportes a pensión y cesantías.
• Aportes a ARL (riesgos laborales).
• Aportes a cajas de compensación familiar y otros parafiscales.

Pasos para generar planillas

1. Recolección de información: Obtener los datos completos de cada empleado, incluyendo salario, cargo y tipo de contrato.
2. Seleccionar el sistema de pago: Generalmente se utiliza PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes).
3. Registro de aportes: Ingresar los valores correspondientes de cada trabajador según la normativa vigente.
4. Presentación y pago: Enviar la planilla a las entidades correspondientes dentro de los plazos establecidos.

Importancia de generar planillas correctamente

• Garantiza que los empleados tengan acceso a servicios de salud y pensión.
• Evita sanciones legales y multas por incumplimiento.
• Facilita auditorías internas y externas, asegurando transparencia contable.
• Protege a la empresa frente a demandas laborales o revisiones de entidades gubernamentales.

Recomendaciones prácticas

• Mantener un registro actualizado de todos los empleados y contratistas.
• Revisar periódicamente los cambios en la normativa de seguridad social.
• Contar con software o asesoría especializada para evitar errores en los cálculos y pagos.

Generar las planillas de seguridad social de manera correcta y oportuna no solo cumple con la ley, sino que también protege a tus empleados y fortalece la reputación de tu empresa frente a clientes, proveedores y entidades gubernamentales.